La vida sin y con PaperOffice

La vida sin y con PaperOffice


 


 

 

 

 Organización de documentos

¿Qué hay en una oficina? La oficina (obviamente), los ordenadores, impresoras, unas bonitas plantas, y armarios. Estos a menudo están llenos de papeles (facturas, contratos, presupuestos, fichas de pagos, información de todo tipo). Es una gran pérdida de espacio y uno puede sentirse asfixiado por el tamaño de estos mobiliarios. Eso da miedo.

 


 

Todo está en el eslogan: adiós caos del papel, bienvenida oficina digital. El deseo de una oficina sencilla, despejada y sin papeles por todos lados, y los armarios solo para el almacenamiento de sus pertenencias personales. Con PaperOffice, todos sus documentos de papel, sean cuales sean, son escaneados para ser digitales y, por lo tanto, no ocupan espacio físico.

 

 Búsqueda de documentos

La búsqueda de información precisa puede llevar mucho tiempo y ser peligrosa. No estamos en una aventura de Indiana Jones, pero casi. Saca una factura que tenga más o menos 3 años, donde solo tienes el nombre de la empresa como punto de referencia... ¡Buena suerte!

 


 

Tan pronto como añada documentos en PaperOffice, se escanean automáticamente con todos los detalles para facilitar la búsqueda cuando sea necesario. Esta búsqueda se simplifica con una barra de búsqueda en la que podrás poner varias palabras clave para filtrar los documentos y páginas de estos documentos hasta que llegues, en el espacio de 5 o 30 segundos (dependiendo de tu velocidad de escritura en el teclado), a la información que estés buscando. Es pura magia.

 

 Uso de documentos

Un documento tiene muchas vidas después de su creación. Se crea, se corrige, se imprime, se archiva, se escanea, se firma, se envía, se recibe, se clasifica... conoce varias versiones tanto en su contenido como físicamente. Encontramos versiones de este documento en formato papel, en su ordenador, en su buzón de mail, en su disco duro, en el escaneo de su impresora, entre sus colegas, sus socios, sus clientes... buscar una versión específica de un documento es como buscar una aguja en un pajar.

 


 

Una palabra: uniformidad. Al configurar PaperOffice dentro de su empresa, puede conectar todos sus dispositivos (ordenador, NAS, impresora, buzón de correo, smartphone...) con PaperOffice.  Para el resto, el software se encarga de todo. Cada documento que circula en uno de los dispositivos antes mencionados se almacena automáticamente en PaperOffice y por lo tanto se puede encontrar con una velocidad sin igual.

 

 Inteligencia humana VS artificial

El robot no debe reemplazar al humano... pero puede ayudar de muchas maneras. La búsqueda de documentos requiere necesidades humanas, que representan dinero para la empresa... Y cuanto más larga sea la búsqueda, más dinero perderá.

 


 

Con el reconocimiento OCR (Optical Character Recognition), el texto basado en inteligencia artificial más potente del mundo, PaperOffice es la solución definitiva para la búsqueda de documentos que combina velocidad y eficiencia.

 

 Protección de documentos

Teniendo una gran cantidad de documentos en papel en mi poder, no soy inmune a un incidente trágico como un incendio. ¿Qué es más vulnerable que el papel? La nube, tal vez, en un servicio gratuito o a un precio atractivo los datos no están bien protegidos y expuestos a virus. En resumen, ya sea físicamente o en la nube, la protección nunca es un hecho.

 


 

Hay dos conceptos de seguridad esenciales en PaperOffice.  La primera es que no hay nube. Todo sucede localmente para que los datos permanezcan dentro de la empresa y no pasen por un tercero. El segundo, y el más importante, es el cifrado de documentos bajo la clave de cifrado más desarrollada en el mundo: el AES-1024. En este nivel, los datos están muy bien protegidos y solo pueden ser leídos por personas con la clave de cifrado.


 

 Adaptabilidad de NAS

Tener documentos, base de datos o cualquier información en el escritorio de su ordenador, mantenerlos en un disco externo y sincronizar regularmente entre los dos puede parecer suficiente. Pero, ¿qué pasa si uno de los dos falla... o ambos! Existe un riesgo significativo de pérdida de datos. Tener un NAS habría sido una buena idea.

 


 

Al vincular directamente su NAS Synology o QNAP a PaperOffice, es la garantía de mantener sus datos seguros realizando copias de seguridad regularmente, mientras continúa trabajando (actualización de documentos, base de datos, otra información ...) de la forma más natural posible. Por lo que puede garantizar la doble seguridad a un costo más bajo.

 

 

 Al final

Una vida sin PaperOffice es una vida de riesgo, estrés, búsqueda, pérdida de tiempo
y, por lo tanto, pérdida de dinero.

Con PaperOffice, haga su vida más fácil, deshágase del papel, guarde todos sus documentos, ahorre tiempo
y ahorre dinero día a día. ¿Por qué complicarse cuando puedes hacerlo simple?

 


Artículo escrito por Adrien Rigaut, el 02/06/2020, 19:03:30

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